Stundensatzrechner – Stundensatz für Selbstständige kalkulieren

Berechnen Sie, welchen fakturierbaren Stundensatz Ihr Unternehmen benötigt, um gewünschten Unternehmerlohn, Betriebskosten und eine Reserve zu finanzieren – mit realistischer Berücksichtigung nicht abrechenbarer Arbeitszeit.

Angaben zur Stundensatzkalkulation

Geplante eigene Vergütung vor persönlichen Steuern und Abgaben, nicht Kundenumsatz.
Optionaler Gewinnpuffer, Rücklage oder Reinvestitionsbetrag.
%
Dient nur zum Vergleich mit dem kalkulatorisch erforderlichen Satz.
Schnellbeispiele

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Ergebnis der Stundensatzkalkulation

Kalkulatorischer Mindest-Stundensatz
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Erforderlicher Jahresumsatz
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Fakturierbare Stunden / Jahr
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Nicht fakturierbare Stunden / Jahr
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Durchschnittlicher Monatsumsatz
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Umsatz zum aktuellen Satz
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Jährlicher Überschuss / Fehlbetrag
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Was bedeutet Ihr Ergebnis?

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Weiterrechnen

Prüfen Sie den Plan-Stundensatz gemeinsam mit Umsatz-, Kosten- und Margenzielen, bevor Sie Kundenpreise festlegen.

Umsatzziel-Rechner

Den Jahres- oder Monatsumsatz bestimmen, der Fixkosten deckt und einen gewünschten Zielgewinn ermöglicht.

Kosten-Plus-Preisrechner

Für wiederholbare Leistungen oder Aufträge vollständige Stückkosten aufbauen und einen Aufschlag anwenden.

Margenrechner

Die Bruttomarge eines Leistungspakets oder Projektpreises mit einer konsistenten Kostenbasis prüfen.

So wird der Stundensatz berechnet

Ein tragfähiger Stundensatz muss mehr finanzieren als den gewünschten persönlichen Verdienst. Zuerst wird ermittelt, welchen Jahresumsatz die selbstständige Tätigkeit für Unternehmerlohn, laufende Betriebskosten und eine gewünschte Reserve oder Gewinnkomponente erwirtschaften soll. Dieser Betrag wird anschließend nur auf die Stunden verteilt, die tatsächlich Kunden berechnet werden können.

Erforderlicher Jahresumsatz = Unternehmerlohn + Betriebskosten + Gewinn-/Reserveziel
Fakturierbare Jahresstunden = Arbeitswochen × Wochenstunden × fakturierbarer Anteil
Stundensatz = erforderlicher Jahresumsatz ÷ fakturierbare Jahresstunden

Damit berücksichtigt die Kalkulation ausdrücklich, dass Akquise, Angebote, Administration, Buchhaltung, Weiterbildung und interne Aufgaben Arbeitszeit verbrauchen, ohne direkt fakturiert zu werden.

Rechenbeispiel

Eine selbstständige Beratung plant 60.000 € Unternehmerlohn, 15.000 € betriebliche Jahreskosten und 8.000 € Reserve. Damit müssen insgesamt 83.000 € Jahresumsatz erwirtschaftet werden.

Bei 45 Arbeitswochen, 40 Stunden pro Woche und 60% fakturierbarem Anteil entstehen 1.800 Arbeitsstunden, davon 1.080 fakturierbare Stunden. Daraus ergibt sich:

83.000 € ÷ 1.080 ≈ 76,85 € je fakturierbarer Stunde.

Ein aktueller Stundensatz von 70 € würde bei derselben Kapazität rund 75.600 € Jahresumsatz erzeugen. Im vereinfachten Modell fehlen damit etwa 7.400 € zum geplanten Jahresbedarf.

Woher kommen die Eingabewerte?

  • Unternehmerlohn: persönliche Vergütungsplanung vor privaten Steuern und Abgaben.
  • Betriebskosten: Buchhaltung, Kontoauszüge, Versicherungen, Software-Abos, Büro/Arbeitsplatz, Geräte, Marketing und professionelle Dienstleistungen.
  • Arbeitswochen: 52 Kalenderwochen abzüglich Urlaub, Feiertagen, Weiterbildung, geplanter Ausfallzeit und sonstigen freien Wochen.
  • Wochenstunden: realistische verfügbare Arbeitszeit statt eines theoretischen Maximalwerts.
  • Fakturierbarer Anteil: möglichst aus eigener Zeiterfassung; ohne Daten als konservative Schätzung nach Abzug von Akquise und internen Aufgaben.

Produktivstunden: Arbeitszeit ist nicht automatisch abrechenbare Zeit

Für die Stundensatzkalkulation ist die Zahl der verkaufbaren beziehungsweise fakturierbaren Stunden entscheidend. Wer 40 Stunden arbeitet, kann nicht automatisch 40 Stunden berechnen. Auch ein vollständig ausgelasteter Kalender enthält typischerweise Abstimmung, Vorbereitung, interne Organisation oder administrative Aufgaben.

Bei 45 Wochen × 40 Stunden stehen 1.800 Arbeitsstunden zur Verfügung. Bei 60% fakturierbarem Anteil tragen aber nur 1.080 Stunden unmittelbar zum Umsatz bei. Die verbleibenden 720 Stunden müssen indirekt durch den Stundensatz mitfinanziert werden.

Ist das Ergebnis plausibel?

Ein hoher kalkulatorischer Satz ist nicht automatisch falsch. Prüfen Sie zuerst, ob wenige fakturierbare Stunden, hohe Betriebskosten oder ein ambitionierter Unternehmerlohn dahinterstehen. Ein auffällig niedriger Satz kann dagegen darauf hindeuten, dass Urlaub, Verwaltung, Versicherungen, Geräteersatz oder andere Kosten fehlen.

Vergleichen Sie den Rechensatz mit tatsächlich erzielten Preisen, nicht nur mit veröffentlichten Listenpreisen. Entscheidend ist, welcher Satz nach Rabatten, unbezahlten Zusatzleistungen und Projektüberschreitungen real im Unternehmen ankommt.

Welche Faktoren beeinflussen den Stundensatz am stärksten?

  • Fakturierbarer Anteil: weniger abrechenbare Stunden verteilen denselben Jahresbedarf auf eine kleinere Stundenbasis.
  • Unternehmerlohn: eine höhere eigene Vergütung erhöht den erforderlichen Umsatz direkt.
  • Betriebskosten: jede zusätzliche laufende Kostenposition muss über Kundenumsatz finanziert werden.
  • Arbeitswochen: Urlaub und Ausfallzeiten reduzieren die jährliche Verkaufskapazität.
  • Gewinn/Reserve: eine zusätzliche Sicherheits- oder Investitionskomponente erhöht den kalkulatorischen Mindestpreis.

Die dynamische Sensitivitätsanalyse verändert den fakturierbaren Anteil um 10 Prozentpunkte und lässt den Jahresbedarf konstant. Das macht den Einfluss der Auslastung sichtbar, ohne zu unterstellen, dass 100% Fakturierbarkeit praktisch sinnvoll wäre.

Stundensatz und Stundenlohn sind nicht dasselbe

Ein Arbeitnehmer-Stundenlohn finanziert nicht dieselben Positionen wie ein selbstständiger Stundensatz. Beim Unternehmen müssen aus dem Kundenpreis häufig zusätzlich nicht fakturierbare Zeit, Betriebskosten, Ausfallzeiten, Risiko und Gewinn finanziert werden.

Deshalb verwendet dieser Rechner keinen pauschalen Multiplikator auf einen Arbeitnehmerlohn, sondern baut den erforderlichen Stundensatz aus den eigenen Kosten- und Kapazitätsdaten auf.

Vom Stundensatz zum Projektpreis

Für zeitbasierte Leistungen kann der kalkulatorische Satz mit den erwarteten fakturierbaren Projektstunden multipliziert werden. Bei 12 Stunden und 76,85 € ergibt sich zunächst ein interner Basiswert von rund 922,20 €.

Ein Festpreisprojekt benötigt häufig zusätzlich einen Puffer für Abstimmung, Änderungswünsche und Projektrisiko. Bei wertorientierter Preisbildung kann der Stundensatz trotzdem als interne Untergrenze zur Plausibilitätskontrolle dienen.

Was tun mit dem Ergebnis?

  1. Prüfen Sie, ob die Jahreskosten vollständig und realistisch sind.
  2. Erfassen Sie fakturierbare und nicht fakturierbare Zeit über mehrere Wochen oder Monate.
  3. Vergleichen Sie den Kalkulationssatz mit dem tatsächlich realisierten Satz nach Rabatten und Zusatzaufwand.
  4. Testen Sie bei einer großen Lücke Preis, Auslastung, Kostenstruktur, Leistungsumfang und Einkommensziel als Stellhebel.
  5. Rechnen Sie neu, sobald sich Kosten, Auslastung oder verfügbare Arbeitszeit wesentlich ändern.

Typische Fehler bei der Stundensatzkalkulation

  • Den Jahresbedarf durch alle theoretischen Kalenderstunden teilen.
  • Software, Versicherungen, Buchhaltung, Geräte und Marketing vergessen.
  • Privates Netto-Einkommen mit betrieblichem Unternehmerlohn verwechseln.
  • Von 100% fakturierbarer Zeit ausgehen.
  • Den Kalkulationssatz ungeprüft als marktgängigen Verkaufspreis behandeln.
  • Rabatte geben, ohne die notwendige Mehrmenge an fakturierbaren Stunden zu prüfen.

Für Wirtschaftsschüler und Auszubildende: Stundensatz über Kapazität kalkulieren

Die Aufgabe besteht aus zwei Schritten: Zuerst wird der gesamte Jahresbedarf ermittelt. Danach wird geprüft, wie viele Arbeitsstunden tatsächlich Umsatz erzeugen können. Sinkt bei gleichem Jahresbedarf die Zahl der fakturierbaren Stunden, muss der Stundensatz steigen.

Aufgabe 1

Ein Betrieb benötigt 90.000 € Jahresumsatz. Es werden 45 Wochen × 40 Stunden gearbeitet, davon sind 60% fakturierbar. Berechnen Sie fakturierbare Stunden und Stundensatz.

Aufgabe 2

Eine Freelancerin plant 50.000 € Unternehmerlohn, 14.000 € Kosten und 6.000 € Reserve. Sie arbeitet 44 Wochen × 36 Stunden und kann 65% fakturieren. Berechnen Sie den Stundensatz.

Aufgabe 3

Ein Dienstleister benötigt 80.000 € Jahresumsatz und hat 1.200 fakturierbare Stunden. Der aktuelle Satz beträgt 60 €. Berechnen Sie erforderlichen Satz und Jahreslücke.

Vereinfachtes Planungsmodell, keine Steuerberatung: Der Rechner ermittelt einen betrieblichen Preisbedarf vor persönlichen Steuern und Abgaben. Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Sozialabgaben, Lohnnebenkosten, Finanzierungskosten und landesspezifische Abzüge werden nicht berechnet. Die Aussage hängt außerdem von realistischen Kosten- und Auslastungsannahmen ab.

FAQ – Stundensatz, Produktivstunden und Preiskalkulation

Was berechnet der Stundensatzrechner?
Der Rechner ermittelt einen kalkulatorischen Stundensatz für Selbstständige und Dienstleistungsbetriebe. Er verteilt Unternehmerlohn, betriebliche Jahreskosten und einen optionalen Gewinn- oder Reservebetrag auf die realistisch fakturierbaren Stunden.
Welche Formel verwendet der Rechner?
Stundensatz = (gewünschter Unternehmerlohn + betriebliche Jahreskosten + Gewinn-/Reserveziel) geteilt durch fakturierbare Jahresstunden. Fakturierbare Jahresstunden = Arbeitswochen × Arbeitsstunden pro Woche × fakturierbarer Anteil.
Warum sollte ich nicht einfach 2.080 Stunden pro Jahr ansetzen?
52 Wochen mit 40 Stunden ergeben zwar 2.080 theoretische Arbeitsstunden, aber nicht jede Stunde kann Kunden berechnet werden. Urlaub, Krankheit, Akquise, Angebote, Verwaltung, Buchhaltung, Weiterbildung und Leerlauf reduzieren die verkaufbare Zeit.
Was bedeutet fakturierbarer Anteil?
Der fakturierbare Anteil beschreibt, wie viel Prozent der tatsächlichen Arbeitszeit direkt Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Bei 40 Wochenstunden und 60% fakturierbarem Anteil rechnet das Modell mit durchschnittlich 24 abrechenbaren Stunden pro Woche.
Was soll ich beim gewünschten Unternehmerlohn eintragen?
Tragen Sie die jährliche Vergütung ein, die das Unternehmen für Ihre eigene Arbeit vor persönlichen Ertragsteuern erwirtschaften soll. Das ist nicht der Kundenumsatz. Ein gewünschtes Netto-Einkommen muss separat nach den für Sie geltenden Regeln in eine Vorsteuer-/Vorabgaben-Größe übersetzt werden.
Welche Kosten gehören zu den betrieblichen Jahreskosten?
Berücksichtigen Sie zum Beispiel Software, Versicherungen, Arbeitsplatz oder Büro, Geräte, Steuerberatung, Marketing, Reisekosten, Mitgliedschaften und weitere Kosten, die durch Kundenumsatz finanziert werden müssen. Verwenden Sie durchgehend Jahreswerte.
Wofür ist das Gewinn- oder Reserveziel gedacht?
Es ist ein optionaler Betrag zusätzlich zu Unternehmerlohn und Betriebskosten. Er kann als Gewinnpuffer, Rücklage, Investitionsbudget oder Sicherheitsmarge dienen. Der Rechner führt damit keine steuerliche Gewinnermittlung durch.
Wie viele Arbeitswochen sollte ich ansetzen?
Beginnen Sie bei 52 Kalenderwochen und ziehen Sie geplanten Urlaub, Feiertage, Weiterbildung, erwartete Krankheitszeiten und sonstige arbeitsfreie Zeit ab. Bei schwankender Auslastung ist eine konservative Annahme sinnvoll.
Wie ermittle ich den fakturierbaren Anteil?
Am besten verwenden Sie eine Zeiterfassung aus vergangenen Monaten. Ohne historische Daten schätzen Sie den Anteil, der nach Akquise, Angeboten, Verwaltung, Buchhaltung, Weiterbildung, internen Aufgaben und Leerlauf tatsächlich abrechenbar bleibt.
Berücksichtigt der Rechner Umsatzsteuer, Einkommensteuer oder Sozialabgaben?
Nein. Der Rechner ist länderneutral und ermittelt einen betrieblichen Stundensatz vor persönlichen Steuern und Abgaben. Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Sozialversicherung und andere landesspezifische Regeln müssen separat berücksichtigt werden.
Ist der Stundensatz dasselbe wie ein Stundenlohn als Arbeitnehmer?
Nein. Ein selbstständiger Stundensatz muss neben der eigenen Vergütung häufig auch Betriebskosten, nicht fakturierbare Zeit, unbezahlte Ausfallzeiten, Risiko und eine Gewinn- oder Reservekomponente finanzieren.
Kann ich aus dem Stundensatz einen Projektpreis ableiten?
Ja. Als Ausgangspunkt können Sie den kalkulatorischen Stundensatz mit den erwarteten abrechenbaren Projektstunden multiplizieren. Projektspezifische Kosten, Änderungsrisiken, Abstimmung und ein angemessener Puffer können zusätzlich erforderlich sein.
Was bedeutet es, wenn mein aktueller Satz unter dem Rechenergebnis liegt?
Der Vergleich zeigt, welchen Jahresumsatz Ihr aktueller Satz bei derselben fakturierbaren Kapazität erzeugt und ob daraus eine Lücke oder ein Überschuss entsteht. Stellhebel sind Preis, Auslastung, Kosten, Leistungsumfang und Einkommensziel.
Muss ich den berechneten Stundensatz immer verlangen?
Nein. Er ist eine interne Kosten- und Kapazitätsorientierung, kein garantierter Marktpreis. Nachfrage, Positionierung, Kundennutzen, Wettbewerb, Vertragsbedingungen und Projektrisiko können einen anderen Verkaufspreis rechtfertigen.